Τηλεδιάσκεψη: Συμβουλές για προετοιμασία, κόστος, μετριοπάθεια

Περιεχόμενο

• Τι είναι μια κλήση συνδιάσκεψης;
• Πώς λειτουργεί η κλήση συνδιάσκεψης;
• Πάροχος τηλεδιάσκεψης
• Διαφορετικά μοντέλα τιμολόγησης για κλήσεις συνδιάσκεψης
• Τι κοστίζει πραγματικά μια κλήση συνδιάσκεψης;
• Τι χρειάζεστε για μια κλήση συνδιάσκεψης;
• Τυπικά προβλήματα με κλήσεις συνδιάσκεψης
• Πώς μπορούν να αποφευχθούν σφάλματα στο telco;
• Εργασίες και λειτουργία του συντονιστή
• Πώς λειτουργεί μια κλήση συνδιάσκεψης με κινητό τηλέφωνο;

Η κλήση συνδιάσκεψης είναι το τέλειο εργαλείο για εύκολη, γρήγορη και φθηνή συζήτηση επαγγελματικών θεμάτων με περισσότερα από δύο άτομα - είτε πρόκειται για έργα είτε για παρουσιάσεις. Δεν είναι απαραίτητη μια τεχνική προσπάθεια για αυτό. Ένα απλό τηλέφωνο ή κινητό τηλέφωνο αρκεί για το σύγχρονο "Telco". Ωστόσο, υπάρχουν μερικοί σημαντικοί κανόνες για κλήσεις συνδιάσκεψης που πρέπει να προσέξετε εκ των προτέρων. Οι λίστες ελέγχου μας σας δείχνουν ποια ...

Τι είναι μια κλήση συνδιάσκεψης;

Οι τηλεφωνικές διασκέψεις ή οι λεγόμενες κλήσεις συνδιάσκεψης είναι συναντήσεις όπου μπορείτε να ακούτε μόνο αλλά να μην βλέπετε ο ένας τον άλλον. Ο όρος τηλεφωνική διάσκεψη - επίσης γνωστή με τη συντομογραφία Telko ή TK - χρησιμοποιείται συνήθως για τηλεφωνικές κλήσεις με περισσότερους από δύο συμμετέχοντες. Με τρεις έως τέσσερις συμμετέχοντες, ο ένας μιλάει για ένα τριμερές συνέδριο ή ένα τετράδρομο συνέδριο. Όλα όσα ξεπερνούν αυτό από την άποψη των συμμετεχόντων είναι απλώς ένα telco. Επιπλέον, γίνεται διάκριση σε τηλεφωνικές διασκέψεις ανάλογα με τον τύπο σύνδεσης:

• Διαδικασία κλήσης
  Οι συμμετέχοντες καλούν στο συνέδριο ανεξάρτητα - εξοπλισμένα με τα κατάλληλα δεδομένα πρόσβασης - και πρέπει να πιστοποιήσουν τον εαυτό τους με PIN.
• Διαδικασία κλήσης
  Οι συμμετέχοντες καλούνται από τον χειριστή του παρόχου τηλεπικοινωνιών ή από τον διοργανωτή και το συνέδριο "ανακτάται". Αν και η διαδικασία είναι πιο βολική, είναι επίσης πιο ακριβή για τον διοργανωτή, καθώς φέρει επίσης όλα τα τέλη σύνδεσης.

Πώς λειτουργεί η κλήση συνδιάσκεψης;

Μια κλήση συνδιάσκεψης μπορεί να ρυθμιστεί και να υλοποιηθεί γρήγορα. Εν τω μεταξύ, υπάρχουν πολλές - σε ορισμένες περιπτώσεις δωρεάν - πάροχοι τηλεπικοινωνιών στο Διαδίκτυο (περισσότερα σχετικά με αυτό στην επόμενη ενότητα). Δεν χρειάζεται να πληρούνται μεγάλες προϋποθέσεις.

Δεν απαιτείται σύγχρονο τηλεφωνικό σύστημα. Ένα απλό τηλέφωνο ή κινητό τηλέφωνο είναι το μόνο που χρειάζεται για μια τηλε-συνάντηση. Επομένως, εάν θέλετε να ξεκινήσετε μια κλήση συνδιάσκεψης με τρεις ή περισσότερους συμμετέχοντες, χρειάζεστε μόνο τρία απλά βήματα:

• Καταχωρήστε μια κλήση συνδιάσκεψης
  Για να ξεκινήσετε την κλήση συνδιάσκεψης, πρέπει να καταχωρίσετε την κλήση συνδιάσκεψης στον επιλεγμένο πάροχο. Αυτή η εγγραφή απαιτείται συνήθως μόνο μία φορά και είναι συνήθως ήδη δυνατή στον ιστότοπο του παρόχου τηλεπικοινωνιών. Για να το κάνετε αυτό, συνήθως χρειάζεστε μόνο ένα όνομα και μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (οι δωρεάν πάροχοι μπορούν να τις χρησιμοποιήσουν στο εμπόριο) - ή μια διεύθυνση χρέωσης (για τους πάροχους τηλεπικοινωνιών επί πληρωμή).
• Επικοινωνία δεδομένων πρόσβασης
  Συνήθως θα σας δοθεί μια λεγόμενη αίθουσα τηλεδιάσκεψης. Όλοι οι συμμετέχοντες μπορούν αργότερα να καλέσουν σε αυτό το εικονικό δωμάτιο. Για το σκοπό αυτό, η αίθουσα κλήσης συνδιάσκεψης διαθέτει ένα κλειδί δεδομένων πρόσβασης δύο μερών - έναν αριθμό τηλεφώνου (αριθμός κλήσης) και έναν κωδικό PIN διάσκεψης (κωδικός κλήσης, κωδικός κλήσης ή PIN διάσκεψης) Με τα δεδομένα, ο καθένας μπορεί να καλέσει από οπουδήποτε με το τηλέφωνό του, το iPhone ή άλλο smartphone.
• Ξεκινήστε μια κλήση διάσκεψης
  Εάν όλοι οι συμμετέχοντες έχουν αριθμό και PIN, μπορείτε να ξεκινήσετε. Ρυθμίστε μια ώρα, καλέστε και ξεκινήστε μια κλήση συνδιάσκεψης. Συνήθως χρειάζονται τουλάχιστον δύο συμμετέχοντες για να μπουν στο δωμάτιο. Ορισμένοι πάροχοι τηλεπικοινωνιών έχουν τον λεγόμενο ηγέτη διάσκεψης - κυρίως για λόγους ασφαλείας. Έχει το δικό του PIN ηγέτη διάσκεψης και, στη συνέχεια, είναι αυτός που επιτρέπει την κλήση διάσκεψης για όλους. Μέχρι τότε, οι υπόλοιποι συμμετέχοντες συχνά ακούνε μόνο μουσική σε αναμονή.

Πάροχος τηλεδιάσκεψης

Μια κλήση από το τηλέφωνο του σπιτιού ή του γραφείου σας συνδέει μόνο σας με ένα άλλο άτομο. Για μια κλήση συνδιάσκεψης με περισσότερους από δύο συμμετέχοντες, πρέπει επομένως να χρησιμοποιήσετε έναν συγκεκριμένο πάροχο ή λογισμικό.

Ποιο θα επιλέξετε εξαρτάται αφενός από τις προσδοκίες σας ή τις απαιτήσεις του παρόχου - από την άλλη, φυσικά, από την τιμή της προσφοράς. Σας παρουσιάζουμε διάφορους παρόχους με τους οποίους μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια κλήση συνδιάσκεψης:

• Γερμανική τηλεδιάσκεψη
  Ο πάροχος deutsche-telefonkonferenz.de διαφημίζει με "100% δωρεάν τηλεδιάσκεψη". Επομένως, δεν χρειάζεται να πληρώσετε επιπλέον χρεώσεις, πρέπει μόνο να πληρώσετε για μια σταθερή κλήση. Μετά την εγγραφή, θα λάβετε τα δεδομένα πρόσβασης μέσω email και μπορείτε να ξεκινήσετε αμέσως. Ο αριθμός των συμμετεχόντων και η διάρκεια του συνεδρίου είναι απεριόριστα.
• Έξυπνη διάσκεψη
  Χρησιμοποιείτε πολλές κλήσεις συνδιάσκεψης, για τακτικά ραντεβού, για συναντήσεις με πελάτες ή για εργασία σε μια ομάδα; Στη συνέχεια, μπορείτε να λάβετε μηνιαία συνδρομή για 9,90 με τον πάροχο SmartConference. Μέχρι 5 συμμετέχοντες μπορούν να συμμετάσχουν στο Telko σε αυτήν την καθορισμένη τιμή. Για μεγαλύτερες ομάδες, υπάρχουν πιο ακριβά τιμολόγια για έως 25 συμμετέχοντες.
• Whatsapp
  Δεν είναι δυνατή μόνο τα σύντομα μηνύματα, αλλά και τα τηλεφωνικά συνέδρια μέσω Whatsapp. Στην εφαρμογή, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε μια ομαδική κλήση και να προσθέσετε έως και επτά από τις επαφές σας. Εύκολο, γρήγορο και δωρεάν. Ιδανικό για ιδιωτικούς χρήστες, αλλά για ορισμένες εταιρείες αυτή η παραλλαγή δεν είναι αρκετά επαγγελματική. Επιπλέον, πρέπει φυσικά να είστε συνδεδεμένοι με όλους τους συμμετέχοντες μέσω Whatsapp.
• Skype
  Η υπηρεσία Microsoft Skype προσφέρει επίσης μια λειτουργία για ομαδικές κλήσεις. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να προσθέσετε τους επιθυμητούς συμμετέχοντες σε μια ομάδα χρησιμοποιώντας τις επαφές σας ή την αναζήτηση. Μόλις δημιουργηθεί, μπορείτε να ξεκινήσετε την ομαδική κλήση. Εάν όλοι οι συμμετέχοντες χρησιμοποιούν το λογισμικό Skype, αυτός ο τύπος κλήσης συνδιάσκεψης είναι δωρεάν.
• Επιχειρηματικό Συνέδριο Telekom
  Η Deutsche Telekom προσφέρει τη δική της υπηρεσία τηλεδιάσκεψης, η οποία επιτρέπει τόσο απλή τηλεδιάσκεψη όσο και διαδικτυακή διάσκεψη. Εκτός από τη συνομιλία, μπορούν επίσης να κοινοποιηθούν έγγραφα ή να παρουσιαστούν παρουσιάσεις. Όταν χρεώνεται ανάλογα με τη χρήση, το κόστος είναι περίπου 10 σεντ ανά λεπτό και ο συμμετέχων. Μια τηλεδιάσκεψη 30 λεπτών με 5 συμμετέχοντες θα κόστιζε περίπου 15 ευρώ. Υπάρχουν όμως και μοντέλα κατ 'αποκοπή για διαφορετικούς αριθμούς συμμετεχόντων.
• Meebl
  Η Meeble διαφημίζει διάφορα σημεία: δωρεάν, χωρίς εγγραφή, χωρίς διαφήμιση και χωρίς spam. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να εισαγάγετε τη διεύθυνση e-mail σας και έναν εμφανιζόμενο κωδικό - η αίθουσα για την κλήση συνδιάσκεψης έχει ρυθμιστεί και μπορεί να χρησιμοποιηθεί. Θα λάβετε δωρεάν αριθμούς κλήσης από τη Γερμανία, την Αυστρία και την Ελβετία. Εάν θέλετε να υποστηρίξετε την υπηρεσία, μπορείτε να επιλέξετε εθελοντικά έναν χρεώσιμο αριθμό.

Άλλοι (μερικώς χρεώσιμοι) πάροχοι σε αλφαβητική σειρά χωρίς βαθμολογία: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Telefonk, Vonferon, Telefonk VoiceMeeting, Woopla.

Διαφορετικά μοντέλα τιμολόγησης για κλήσεις συνδιάσκεψης

Παρά τη μεγάλη ποικιλία διαφορετικών παρόχων, τα μοντέλα τιμολόγησης μπορούν να χωριστούν σε δύο μόνο κατηγορίες. Όταν επιλέγετε μια κατάλληλη λύση, μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ αυτών (και ενός σχετικού παρόχου):

• Χρέωση βάσει χρήσης
  Η πληρωμή γίνεται εδώ ανά λεπτό και ανά συμμετέχοντα. Οι πάροχοι μετρούν ακριβώς πόσους συμμετέχοντες κλήθηκαν στην κλήση διάσκεψης και για πόσο χρονικό διάστημα. Πολλαπλασιάζεται με το αναφερόμενο τιμολόγιο, αυτό οδηγεί στο ποσό του τιμολογίου.
• Κατ 'αποκοπή με συνδρομή
  Μια σταθερή τιμή για δαπάνες στις κλήσεις συνδιάσκεψης όσο συχνά και για όσο θέλετε. Το ποσό της τιμής συνδρομής βασίζεται στον αριθμό των συμμετεχόντων. Περίπου 10 ευρώ το μήνα για κλήσεις με έως και 7 χρήστες.

Είναι καλύτερο να βρείτε ποια επιλογή είναι χρήσιμη για εσάς. Οι συχνές τηλεφωνικές διασκέψεις με μεγάλη διάρκεια και πολλοί συμμετέχοντες είναι σημαντικά ακριβότεροι στην πρώτη παραλλαγή. Από την άλλη πλευρά, εάν σπάνια σάς καλούν να τηλεφωνήσετε σε μικρές ομάδες, μπορεί να πληρώνετε πάρα πολύ με το κατ 'αποκοπή ποσό.

Τι κοστίζει πραγματικά μια κλήση συνδιάσκεψης;

Πολλοί πάροχοι διαφημίζουν ότι οι κλήσεις συνδιάσκεψης είναι δωρεάν - σε στενότερη επιθεώρηση αυτό συχνά δεν είναι απολύτως αλήθεια: Είτε υπάρχουν περιορισμοί στον αριθμό των συμμετεχόντων είτε το πρώτο βήμα - η εγγραφή - είναι δωρεάν. Ακόμα κι αν δεν υπάρχουν συμβατικές υποχρεώσεις ή μηνιαίες δαπάνες, συνήθως υπάρχουν χαμηλές χρεώσεις ανά λεπτό για το χρόνο ομιλίας κατά τη διάρκεια της κλήσης του συνεδρίου.

Ποιο κόστος προκύπτει, εξαρτάται επίσης από το που οι αντίστοιχοι συνδρομητές καλούν το δρόμο τους από το δίκτυο. Κατά κανόνα, κάθε συμμετέχων πληρώνει το κόστος σύνδεσης στο γερμανικό σταθερό δίκτυο. Αυτά εξαρτώνται από τον αντίστοιχο τηλεφωνικό πάροχο: Εάν έχετε σταθερό τέλος στο γερμανικό σταθερό δίκτυο, δεν θα χρειαστεί να πληρώσετε ξεχωριστά τέλη.

Ωστόσο, είναι επίσης πιθανό να συμμετέχουν συμμετέχοντες από το εξωτερικό που δεν έχουν ειδικούς όρους για το γερμανικό σταθερό δίκτυο. Ανάλογα με τον πάροχο, υπάρχει επίσης η επιλογή του ηγέτη του συνεδρίου να αναλαμβάνει τα τέλη τηλεφωνικής διάσκεψης για όλους. Σε τέτοιες περιπτώσεις, αφαιρείται μια αντίστοιχη συνδρομή.

Τι χρειάζεστε για μια κλήση συνδιάσκεψης;

Πριν επιλέξετε τον σωστό πάροχο τηλεδιάσκεψης, θα πρέπει να κάνετε μερικές επίσημες σκέψεις για την ίδια την κλήση συνδιάσκεψης. Αυτά τα κριτήρια έχουν αντίκτυπο στην επιλογή του παρόχου και, συνεπώς, στο κόστος της τηλεδιάσκεψης:

• Αριθμός συμμετεχόντων: Πόσοι συμμετέχοντες συμμετέχουν στο telco;
• Προέλευση: Κάνουν καλούντες από το εξωτερικό;
• Δικαστικά έξοδα: Ποιος πληρώνει τέλη τηλεδιάσκεψης;
• Πρόσθετες λειτουργίες: Χρειάζεστε υπηρεσίες όπως έλεγχο ιστού (για παράλληλες παρουσιάσεις) ή λειτουργία εγγραφής;

Κατά κανόνα, οι τυποποιημένες κλήσεις συνδιάσκεψης και οι πάροχοι επαρκούν για έως και δέκα συμμετέχοντες. Παρ 'όλα αυτά, θα πρέπει να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στη διεθνικότητα των καλούντων και στον περιορισμό του αριθμού των συμμετεχόντων, διαφορετικά μπορεί γρήγορα να γίνει ακριβό.

Τυπικά προβλήματα με κλήσεις συνδιάσκεψης

Παρά την απλή τεχνολογία, τα πράγματα μπορεί να πάνε στραβά με την κλήση διάσκεψης. Τα κοινά προβλήματα περιλαμβάνουν:

• Δυσκολίες κλήσης
  Στις κλήσεις συνδιάσκεψης υπάρχει συχνά τουλάχιστον ένα άτομο που δεν μπορεί να καλέσει - είτε επειδή τα δεδομένα πρόσβασης είναι λανθασμένα (είτε σημειώθηκαν λανθασμένα) είτε επειδή το λογισμικό που χρησιμοποιήθηκε (για παράδειγμα με το Skype) δεν είναι ενημερωμένο.
• σύνδεση
  Κανείς δεν μπορεί να κάνει τίποτα γι 'αυτό, αλλά είναι ενοχλητικό όταν οι συμμετέχοντες πετούν επανειλημμένα από την κλήση του συνεδρίου και πρέπει να καλέσουν ξανά λόγω κακής (ραδιοφωνικής) σύνδεσης, για παράδειγμα.
• Θόρυβος στο παρασκήνιο
  Εάν οι συμμετέχοντες ακούνε μουσική στο παρασκήνιο, το παράθυρο είναι ανοιχτό ή οι συμμετέχοντες έχουν ξεχάσει απλά να πατήσουν το κουμπί σίγασης ενώ μιλούν με άλλο άτομο στο γραφείο, είναι εξαιρετικά ενοχλητικό.
• Πειθαρχία λόγου
  Επειδή κανείς δεν βλέπει ο ένας τον άλλον, δεν υπάρχει μη λεκτική επικοινωνία που να σηματοδοτεί, για παράδειγμα, ποιος θα έχει τον λόγο στη συνέχεια. Αποτέλεσμα: Είναι δύσκολο να συντονιστεί ποιος μιλάει πότε. Είτε όλοι απαντούν σε μια ερώτηση ταυτόχρονα είτε σε κανένα.

Πώς μπορούν να αποφευχθούν σφάλματα στο telco;

Παρακάτω σας παρέχουμε επίσης ένα έγγραφο PDF που μπορείτε να κατεβάσετε δωρεάν, το οποίο περιέχει πολλές συμβουλές για την προετοιμασία και τη διεξαγωγή τηλεφωνικών διασκέψεων. Αυτό θα αποφύγει ενοχλητικά ατυχήματα και θα συμβάλει στην επιτυχία της πρόσκλησης διάσκεψης.

Λήψη για αποφυγή σφαλμάτων

Εργασίες και λειτουργία του συντονιστή

Ως συντονιστής, έχετε έναν ειδικό ρόλο να παίξετε κατά τη διάρκεια της τηλεδιάσκεψης. Φέρνουν διαταγή να μιλήσουν. Είστε υπεύθυνοι για τις ακόλουθες εργασίες:

• άνοιγμα
  Χαιρετίζετε όλους τους παρόντες. Εξηγούν γιατί πραγματοποιείται η τηλεπικοινωνία και τι θα γίνει στο επόμενο μάθημα.
• εισαγωγή των συμμετεχόντων
  Εάν δεν πρόκειται για τακτική συνδιάσκεψη ή εάν υπάρχουν νέοι συμμετέχοντες, θα πρέπει να γνωρίσετε ο ένας τον άλλον για να δημιουργήσετε μια ευχάριστη ατμόσφαιρα για συζήτηση.
• συντονισμός
  Ο κύριος στόχος σας είναι να συντονίσετε τις μεμονωμένες ομιλίες και να καθοδηγήσετε τη συζήτηση. Το πιο εύκολο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να δώσετε (και να αποσύρετε) τον λόγο στους συμμετέχοντες.
• χρόνος
  Παρακολουθήστε το ρολόι έτσι ώστε να μην ξεπεραστεί ο χρόνος της κλήσης συνδιάσκεψης. Βεβαιωθείτε ότι η ατζέντα έχει επιλυθεί επίσης.
• Περίληψη
  Ο συντονιστής κλείνει την κλήση συνδιάσκεψης. Στο τέλος, θα πρέπει να συνοψίσετε τα αποτελέσματα, να περιγράψετε τα επόμενα βήματα και να υποδείξετε πότε θα πραγματοποιηθεί η επόμενη συνάντηση.

Πώς λειτουργεί μια κλήση συνδιάσκεψης με κινητό τηλέφωνο;

Κατ 'αρχήν, οι κλήσεις συνδιάσκεψης με κινητό τηλέφωνο ή iPhone δεν λειτουργούν διαφορετικά από άλλες. Πάνω απ 'όλα, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το κινητό σας τηλέφωνο έχει αρκετή διάρκεια ζωής της μπαταρίας - οι μεγαλύτερες κλήσεις στο smartphone είναι συχνά εντελώς ενεργές ενεργειακές συσκευές. Θα πρέπει επίσης να διασφαλίσετε εκ των προτέρων ότι η σύμβαση κινητού τηλεφώνου σας περιλαμβάνει κατ 'αποκοπή τιμή στο σταθερό δίκτυο. Αυτός είναι ο μόνος τρόπος για να διατηρήσετε την κλήση συνδιάσκεψης πραγματικά δωρεάν για εσάς.

Κατά τη διάρκεια μιας τηλεδιάσκεψης με κινητό τηλέφωνο Συνιστώνται ιδιαίτερα εφαρμογές όπως η υπηρεσία ανταλλαγής μηνυμάτων Whatsapp. Τόσο οι χρήστες ενός iPhone όσο και οι κάτοχοι ενός smartphone Android μπορούν να το κάνουν εύκολα χωρίς πρόσθετες εφαρμογές, καθώς το κινητό τους τηλέφωνο συνήθως περιλαμβάνει ήδη αυτήν τη λειτουργία. Η αρχή είναι πανομοιότυπη: Πρώτα πρέπει να καλέσετε κάποιον που πρέπει να λάβει την κλήση σας για να μπορέσετε να προσθέσετε επιπλέον συμμετέχοντες μέσω ενός τηλεφωνικού συμβόλου με ένα σύμβολο συν. Παρακαλώ σημειώστε: όλοι οι συμμετέχοντες πρέπει να αποθηκεύονται στα κινητά τους τηλέφωνα. Επιπλέον, η κλήση συνδιάσκεψης αποσυνδέεται τη στιγμή που κλείνετε το τηλέφωνο.